“Suele concebirse la preparación del presupuesto como un proceso financiero.
Pero sólo la anotación es financiera; las decisiones son empresariales”
(Peter F. Drucker)
Por: Francisco H. Andrade
No se trata de tan sólo cumplir con un rito que, se puede decir, anualmente se da en todas las organizaciones en el mundo entero; es un proceso de gran importancia para actualizar a conciencia la Planeación de Largo Plazo, pues hay necesidad de reconocer las realidades de todo aquello que, para bien o para mal, no hayan coincidido con las expectativas que se tuvieron a la hora de presupuestarlas el año anterior: con base a las vivencias del hoy, hay que plantearse lo que se quiere ser hacia el futuro y determinar las acciones a tomar para lograrlo, incluyendo desde luego la fijación de las prioridades a atender en los siguientes 12 meses…A continuación les presento algunas consideraciones en tres apartados: Presupuesto del Gobierno Federal, en la Empresa Privada y en lo Personal…
Ø Presupuesto del Gobierno Federal: A partir de la segunda mitad del pasado mes de septiembre ha dado inicio el vocerío –no creo que se le pueda llamar diálogo- que tradicionalmente despierta la presentación del Presupuesto de Ingresos y Egresos para el siguiente año, por parte del Poder Ejecutivo Federal, mismo que se somete al análisis(?) y aprobación del Poder Legislativo. Todos los sectores se quejan pidiendo una mayor asignación de recursos y como en todos hay carencias, todos tienen razones para hacerlo… No deja de ser muy lamentable el que se continúe con un remedo de presupuestaciòn porque tan sòlo se trata del manejo de las cifras històricas a las que se aplica alguna fòrmula de crecimiento o decrecimiento prácticamente a capricho del gobernante en turno: no se ha tenido el valor de plantearnos el país a buscar para los próximos 5,10,20,30,50 años, determinando las estrategias para lograrlo y las prioridades para la asignación de los recursos disponibles que nunca son –ni serán- suficientes, asì como las medidas de control y seguimiento a fin de mantener informada a una sociedad que cada dìa es màs demandante de la transparencia con que deben ser manejados los recursos públicos… Eso es lo que sería administrar realmente el presente y futuro del país màs allà del encasillamiento sexenal, se daría un importante paso en el proceso de comprometernos a todos a participar y a exigir una rendición de cuentas que hoy no existe…
Ø En la Empresa Privada: Se da una gran diversidad de formas, determinadas por el tipo de empresa u organización, su giro, la complejidad del mercado o mercados que atiende y, entre otras, por el estilo personal de quienes la administran; sin embargo, en todos los casos se mantiene el fondo o propósito de la Planeaciòn y Presupuestaciòn: la definición de dònde se està (diagnòstico), la decisión sobre la o las metas a las que se quiere llegar (fijación de metas), determinaciòn de la periodicidad para dar seguimiento a los resultados obtenidos (revisión de metas) y acuerdos para la retroalimentación periòdica del proceso con las realidades que se vayan enfrentando (planeación permanente)… El proceso de Planeaciòn y Presupuestaciòn no es un ejercicio de adivinar el futuro, sino de visualizar còmo estaremos en los meses o años siguientes para prever hasta donde sea posible el actuar a tiempo ante las oportunidades y amenazas que pudieren significarnos los cambios que hoy por hoy están siempre presentes, porque el Director General, sea èste el propietario o el Administrador, es responsable tanto del presente como del futuro de la empresa, y aquí si hay rendición de cuentas, ante todos aquellos de los que depende la empresa: el mercado,…el capital humano,… el SAT,… los proveedores y por supuesto los inversionistas… de atenderlos satisfactoriamente depende lo que es el màs importante objetivo de toda organización: su permanencia productiva y rentable… Un aspecto que no siempre se aprovecha a cabalidad es la valìa de esta herramienta como medio de comunicación a fin de que sea una manera muy concreta de decir a todos los niveles de la organización de lo que ocuparà primordialmente su atención, y como no se trata de “una camisa de fuerza” debiera ser la invitación a su enriquecimiento con los conocimientos, creatividad y experiencias del dìa a dìa de todos los participantes, de tal manera que la hagan suya… Asì es como se posibilita una adecuada coordinación –responsabilidad de la Direcciòn General- de las diferentes àreas o departamentos de la organización que, aunque circunstancialmente les disguste, deben siempre buscar el bien institucional por encima de su particular beneficio; corresponde también a sus titulares el ser responsables de la coordinación de los esfuerzos individuales hacia los objetivos comunes a nivel de sus àreas, secciones o departamentos: de la permanencia productiva y rentable de la organización en su conjunto dependen todos sus integrantes…
Ø En lo Personal: Hagamos nuestra la frase “no puede haber empresa màs importante que mi persona”, para seguir los comentarios hechos en referencia a la Planeaciòn y Presupuestaciòn en la Empresa: tener como punto de partida el “Diagnòstico” de la situación actual, lo que para algunos constituye la parte màs delicada, màs importante de todo el proceso, porque exige de nuestra objetividad a la hora de juzgarnos, es decir, de nuestra humildad para no caer en sobrevaloraciones, porque si el diagnòstico no es correcto, aunque “la medicina” sea muy buena el resultado puede ser desastroso… Por lo que hace a la “Fijaciòn de Metas”, èstas deben ser cuantificables, medibles, evitando el limitarse a conceptos como “ser màs bueno” o “ser mejor” de tal manera que puedan ser objeto de seguimiento y control… La “Revisiòn de Metas” y “Retroalimentaciòn” hay que manejarlas con fechas de realización predeterminadas a fin de evitar que nuestra Planeaciòn y Presupuestaciòn Personal sòlo quede en la euforia de los brindis navideños y de fin de año, ocasiones en las que todos nos llenamos de “buenos propósitos” que, lamentablemente, si no se convierten en un proceso formal de las acciones que se tomen para su logro, no pasaràn de ser eso: “buenos propósitos”…¡el riesgo de caer en la obsolescencia es hoy màs grave y mayor que nunca!...
Termino citando a Stephen R. Covey: “el proceso de la autorrenovación debe incluir la renovación equilibrada en las cuatro dimensiones de nuestra naturaleza: la física, la espiritual, la mental y la social-emocional. Aunque la renovación en cada una de las dimensiones es importante, sòlo alcanza efectividad òptima cuando las abordamos conjuntamente, de un modo sensato y equilibrado. El descuido de cualquier área afecta negativamente a las restantes. He descubierto que esto es tan cierto respecto de las organizaciones como de las vidas individuales. En una organización, la dimensión física se expresa en términos económicos. La dimensión mental o psicológica tiene que ver con el reconocimiento, el desarrollo y el empleo del talento. La dimensión social-emocional es la de las relaciones humanas y el modo en que se trata a la gente. Y la dimensión espiritual se refiere a la búsqueda de un sentido en el propósito o aportación y en la integridad de la organización...Ω
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Referencias:
Carlos Llano Cifuentes, “análisis de la acción directiva”; LIMUSA.
Stephen R. Covey, “los 7 hàbitos de la gente altamente efectiva”; PAIDOS.